Reto 4 Diseña colaborativamente tu proyecto público #INAPGobiernoAbierto

1. IDENTIFICACIÓN DE PROYECTO

Ayudas sociales más accesibles y por tanto más democráticas y justas.

La experiencia nos dice que muchas de las personas/familias que solicitan ayudas sociales, tienen dificultades para acceder a las mismas porque o no entienden lo que se les solicita, o se les piden muchos documentos, (muchos de los cuales ya obran en poder de la administración) o desconocen cómo tienen que hacer el trámite. Paralelamente, los empleados públicos dedican muchisimo tiempo a revisar documentación, en algunos casos tienen que hacer volcados manuales de datos y repetir varias veces los procesos.


La idea es hacer más sencilla y comprensible para la ciudadanía en general y especialmente a personas con dificultades de acceso debido a: bajo nivel educativo, dificultad de uso y comprension de medios digitales, dificultades idiomáticas, etc la solicitud de ayudas públicas, pero a la vez, facilitar al empleado público la tramitación y gestión de las mismas.


2. IDENTIFICACIÓN DE ACTORES IMPLICADOS

- Familias y/o personas beneficiarias

- Empleados públicos municipales responsables de la gestión de las ayudas

- Empleados de la mancomunidad de servicios sociales


3. PLAN


1.- Grupos focales: recogida de información sobre necesidades, problemas y propuestas.


1.A. grupo focal de usuarios habituales y potenciales para identificar cuáles son las principales dificultades de acceso y cumplimentación de formularios, explorando problemas relacionados con:

- Los requisitos: valorando cuáles son obligatorios, cuales son recomendables, cuales son estríctamente necesarios, y a la vez identificando y facilitando los documentos que se requieran para cada uno

- El propio trámite de solicitud: el formulario. Cómo hacerlo más comprensible y facil de cumplimentar

- La documentación que se tiene que aportar. Problemas para su obtención y cómo facilitarlo

- El cómo. Aplicación informática o formulario web

1.B. grupo focal de empleados públicos para identificar cuáles son las principales dificultades de gestión y tramitación de solicitudes, incluyendo personal de servicios informáticos que participen en el diseño y ejecución de la aplicación, explorando problemas relacionados con:

- Los requisitos: valorando cuáles son obligatorios, cuales son recomendables, cuales son estríctamente necesarios, y a la vez identificando y facilitando los documentos que se requieran para cada uno

- La tramitación de solicitudes. Qué procesos son necesarios y cómo simplificarlos, desde el volcado de datos, generación de expedientes, traslado a contabilidad, traslado a BDNS

- El formulario y la aplicación


2.- Formulario:

- simplificación dentro de lo permitido por ley, los requisitos para las ayudas y documentación a solicitar


- mediación del lenguaje del mismo para facilitar la comprensión


3.- Gestión y Tramitación: crear/ generar aplicación/ formulario online accesible desde la página del ayuntamiento que permita:

De cara al usuario:

- cumplimentar los datos directamente, indicando mediante click la autorización al ayuntamiento para la consulta de datos.

De cara al empleado:

- el volcado de datos automático para su gestión, tramitación y posterior inclusión en contabilidad y BDNS



4.- Evaluación de proceso, retroalimentación y mejora: finalizada la tramitación, realizar nuevamente grupos focales para identificar lecciones aprendidas, cuellos de botella detectados, mapa de proceso,



4. CONCLUSIONES

Creo que el proceso de solicitud, gestión y tramitacion de subvenciones y ayudas tiene un amplio margen de mejora en el que pueden y deben aportar tanto los usuarios como los empleados públicos que los tienen que ejecutar.

Un proceso de diseño colaborativo puede facilitar mucho el que las ayudas lleguen a ser más accesibles para las personas que las requieren y mucho más faciles de gestionar.

Aunque el proceso parezca inicialmente largo y costoso, a la larga reduce la cantidad de tiempo que se dedica a los procesos, acerca la administración a la ciudadanía, al hacer los trámites más sencillos y accesibles y promueve democracia y equidad.